最完整的方法是导出到数据文件（.pst Windows，.olm 在 Mac).
Exchange/IMAP 存储在服务器上；POP 存储在本地的 .pst 中。
替代方案：拖放、导出到 Excel 或复制到 Gmail。
自动存档有助于旧复制，但它不能替代完整备份。
备份电子邮件不仅仅是极客的事情：它 必要的安全网 工作和个人生活皆宜。无论您是更换电脑、迁移账户，还是只想拥有自己的档案，备份都能帮您节省时间，让您安心无忧。
在 Outlook 和 Microsoft Mail (Outlook.com/Hotmail) 中，有几种方法可以保存您的信息：导出数据文件 .pst 或 .olm，以及拖放、复制到其他帐户（例如 Gmail）、导出到 Excel 或自动存档等快捷方法。下面我们将逐步指导您，以免错过任何内容，并附带警告和 实用建议 这样你第一次就能做对。
首先要说的是：Outlook 如何保存电子邮件以及这对备份意味着什么
如果您使用 Exchange 或 IMAP，您的邮件将存储在服务器上并与您的计算机同步；这意味着您将始终拥有在线访问权限，并且您的本地副本是“镜像”。在这些帐户中，Outlook 使用文件。 .ost 本地 （离线缓存），而最终数据则存储在服务器上。
对于 POP 帐户（包括 POP3），Outlook 下载邮件并将其本地保存为 .pst 文件在这种情况下，.pst 是您的电子邮件、联系人和日历的“保险箱”；每个文件最多可达 50 GB，您可以创建多个文件来组织您的数字生活。
有必要明确一下两种格式的区别：.pst（个人存储表）是包含所有资料的本地容器，而 .ost（脱机存储表）是 Outlook 连接服务器时与服务器同步的临时副本。明确这一点有助于您选择正确的存储方法。 足够的支持 (备份类型).
如果您使用 Exchange 并需要查看旧文件或历史文件，请向您的管理员询问访问选项。 服务器文件，因为组织可以应用保留策略或自动存档旧项目。
在经典 Outlook（桌面版）中导出前的准备工作
在点击导出按钮之前，请花一点时间准备你的账户。检查 Outlook 以确保你使用的是正确的账户（尤其是在你拥有多个账户的情况下），并执行 小清洁 减少邮箱的大小并避免不需要的重复。
默认情况下，Outlook 在某些配置下仅同步去年的电子邮件。如果您想导出所有内容，请转到 Outlook 的“帐户设置”>“帐户名称和同步设置”，然后将滑块移动到 “全部” 以便在导出之前将其完全下载。
使用多媒体时 PowerPoint 崩溃：完整的故障排除和预防指南重要提示：请勿将 .pst 文件直接导出到 OneDrive 同步文件夹。OneDrive 自动同步可能会阻止或损坏您的文件。 .pst 文件 正在使用；最好将其保存在本地、不同步的路径中，如果要上传，请在 Outlook 关闭时手动执行，或将其上传到 Google Drive.
在经典 Outlook 中将电子邮件、联系人和日历导出到 .pst 文件
导出 .pst 文件会创建项目的副本；Outlook 中的内容不会被删除。.pst 文件包含附件，但不包含视图、权限、规则或阻止发件人列表（这些元数据不会被导出）。请按照以下步骤进行导出。 完整且安全:
在顶部功能区，转到 档案.
选择 打开并导出 > 导入或导出.
Selecciona 导出到文件 并点击下一步。
马卡报 Outlook数据文件（.pst） 并点击下一步。
选择要导出的帐户或文件夹（活动） 包括子文件夹 转到“收件箱”、“日历”、“联系人”和“任务”）。下一步。
按 检查 选择 .pst 文件的位置和名称。
在选项中，决定如果导出到现有 .pst 文件，如何处理重复项。
以。。结束 敲定如果需要，可以向新的 .pst 文件添加密码来保护它。
如果 Outlook 要求您创建新的数据文件，您可以定义一个 可选密码当您重新打开该 .pst 文件或将其导入另一个帐户时，系统将提示您访问它，从而加强邮件的隐私性。
.pst 文件生成后即可移植：您可以将其导入到其他帐户或其他电脑。这是跨版本迁移（例如从 Outlook 2016 迁移到 Outlook 2021/Microsoft 365）或在不同版本之间移动内容的理想方法。 个人和企业账户.
导出时携带哪些数据以及何时建议导出？
导出到 .pst 文件会复制电子邮件、附件、联系人、日历和任务。它不会删除 Outlook 内容，导出完成后，您仍然可以在收件箱中看到所有内容。不过，这些内容并不包含在内。 视图、权限、规则 也没有阻止发件人的列表。
典型的导出案例：从个人账户转移到公司账户，将电子邮件从其他平台（例如 Yahoo）转移到 微软365、更换 PC 或从 Windows 切换到 Mac，或者简单地创建 定期复制 存放在安全的地方。
如果您只对联系人感兴趣，请考虑从 Outlook 将其导出为 .csv，这是一种方便导入其他服务并制作 快速清洁 在电子表格中。
谨慎使用自动化：没有本机方法可以定期执行“所有新内容和所有旧内容”的完整备份。自动存档功能会移动或复制旧项目，但不会替换备份。 综合出口 反复出现。
如何在 Windows 11 中共享网络文件夹：完整指南新版 Outlook：从“设置”>“文件”>“导出”导出
在最新的 Outlook 桌面体验中，流程更加直观。打开客户端并前往 设置 > 文件 > 导出。单击“Enter”并继续按照向导选择要导出的特定邮箱或文件夹。
该向导将引导您选择要包含的内容以及保存位置。完成后，您的副本将准备就绪，与经典 Outlook .pst 文件一样有效。 导入或存档 后来。
其他方法：拖放、Excel、发送至 Gmail
如果您不需要完整的 .pst，您可以使用 技巧 很有用。最简单的方法是在 Outlook 中打开文件夹，选择邮件，然后 将它们拖到文件夹中 从您的电脑；这样，您可以将电子邮件的副本保存为单独的文件（Windows 上为 .msg），非常适合快速备份。
另一个选项是导出到 Excel 进行分析或记录。前往“文件”>“选项”>“高级”> 出口 > 导出到文件 > 微软的Excel，选择文件夹、目标位置并保存。它不像 .pst 文件那样是“完整”备份，但它能提供结构化的视图。
如果您想将邮件保留在其他服务上，请将您的 Gmail 帐户添加到 Outlook 桌面版，等待其加载，然后使用“移动 > 复制到文件夹”复制到所选的 Gmail 文件夹。您也可以导出到 .pst 文件， 导入该 .pst 在 Gmail 中或 Outlook 中，无论您喜欢哪种方式。
Outlook for Mac：备份到 .olm 文件
在 macOS 上，Outlook 在 .olm该过程很简单：打开 Outlook，转到工具 > 导出，选择“电子邮件”（如果有兴趣，可以添加联系人或日历），单击继续，选择目标文件夹，然后完成。
.olm 文件汇集了您的所有信息，稍后可以导入 Outlook for Mac。这是一种非常便捷的方式，可以一次性携带所有信息，其有效性与 .pst 文件相同，但经过了调整。 macOS 环境.
保存到 USB、外部驱动器或其他位置
创建 .pst（Windows）或 .olm（Mac）文件后，将其复制到闪存驱动器， USB 或外部驱动器。这是一种保存离线“副本”的好方法，以防万一出现问题。请记住，使用该文件时，Outlook 不应使用它。 复制或移动.
如果您要更换电脑，只需将文件保存在 U 盘中，并在设置 Outlook 后将其导入新电脑即可。这样，您的电子邮件、联系人等信息就唾手可得了。 日历活动 从第一天开始
使用自动存档进行自动备份以及此功能的限制
Outlook 允许您在文件 > 选项 > 高级 > 中配置自动存档 自动存档设置您可以在那里决定运行频率、项目的有效期以及将它们移动到哪个 .pst 文件。
如何使用记事本创建网站快捷方式以及 Windows 中的高级技巧它有助于保持收件箱小巧，并区分旧项目，但请记住它的局限性：它只是旧项目的存档，而不是所有新旧项目的定期“完整备份”。使用以下工具可以补充自动存档功能 手动出口 不时
恢复：如何将备份导入 Outlook
恢复与备份同样重要。要恢复备份，请前往“文件”>“打开并导出”> 进出口，选择“从其他程序或文件导入”并按照向导操作。
选择“Outlook 数据文件 (.pst)”，找到文件，选择如何处理重复项（替换、允许或跳过），选择目标文件夹（通常是您的主邮箱），然后激活 “包括子文件夹” 如果您正在寻找完整的修复。
您的电子邮件存储位置取决于帐户类型
使用 Exchange 和 IMAP 时，电子邮件主要驻留在服务器上。在您的计算机上，Outlook 会将本地缓存保存在一个文件中。 .ost 位于用户的 AppData 文件夹（Windows）中，允许您离线工作然后同步。
使用 POP 时，主要关注的是定义帐户的 .pst 文件。如果您在服务器上删除了该文件，除非您更改设置，否则该文件仍将保留在您的本地 .pst 文件中。因此，在规划帐户之前，明确帐户类型至关重要。 复制策略.
Hotmail/Outlook.com：没有原生“一键式”副本时的选项
Outlook.com（以前称为 Hotmail）不提供针对整个邮箱的单一、自动的“本地备份”。最全面的替代方案是使用桌面 Outlook 并导出到 PST 将您的 Outlook.com 帐户添加到客户端。
如果您希望每封邮件都有特定的选项，您可以将电子邮件保存为单独的文件。某些浏览器允许您保存为 .eml 格式；如果这不起作用，您可以使用 Outlook 桌面版（拖放）或打印/另存为。 本地文件 正如您的系统允许的那样。
另一种选择是手动将重要电子邮件的内容复制到文本文件，或从桌面客户端单独导出为 .eml/.msg 文件。这种方法比较费力，但如果你想整理 基本选择.
还有一些第三方工具可以自动对 Outlook.com 帐户进行大规模、同步备份；如果您管理大量数据并希望节省时间，这些工具非常有用，但值得评估 安全和支持 在收养它们之前。
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